Proforma factuur: betekenis, voorbeeld en verschil met factuur

Een proforma factuur ziet eruit als een gewone factuur, maar is dat niet. Lees de betekenis, bekijk een voorbeeld en ontdek wanneer je een proforma factuur gebruikt in plaats van een offerte of een definitieve factuur.

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur (ook geschreven als pro forma factuur) is een document dat eruitziet als een factuur, maar geen wettelijke betalingsverplichting creëert. De term "pro forma" komt uit het Latijn en betekent "voor de vorm" of "als formaliteit".

Een proforma factuur is in essentie een voorlopige factuur of een bevestigde offerte in factuurvorm. Ze bevat alle gegevens die je op een gewone factuur verwacht — omschrijvingen, hoeveelheden, prijzen en BTW — maar draagt duidelijk de vermelding "PROFORMA" en heeft geen definitief factuurnummer.

Proforma facturen worden onder andere gebruikt bij:

• Internationale zendingen (voor douane- en importdoeleinden)
• Projecten waarbij de klant een voorlopige kostenschatting nodig heeft
• Situaties waarbij een klant intern budgetgoedkeuring moet aanvragen

Is een proforma factuur rechtsgeldig?

Nee — een proforma factuur is niet rechtsgeldig als factuur. Ze creëert geen betalingsverplichting en mag niet worden gebruikt voor BTW-aangifte of boekhoudkundige doeleinden.

Concreet betekent dit:

• De klant is niet verplicht te betalen op basis van een proforma factuur
• Jij kunt een proforma factuur niet boeken als omzet in je boekhouding
• Je mag de vermelde BTW niet aangeven bij de fiscus

Pas wanneer een officiële factuur wordt verstuurd, ontstaat er een wettelijke verplichting. De proforma factuur dient uitsluitend als informatief document.

Uitzondering: Bij import en export heeft de proforma factuur wel een officiële functie voor douaneprocedures — maar enkel om de waarde van goederen te bepalen, niet als bewijs van betaling of belastbaar feit.

Verschil tussen offerte, proforma factuur en gewone factuur

Veel ondernemers vragen zich af wat het verschil is tussen een offerte, een proforma factuur en een definitieve factuur. Hier is een duidelijk overzicht:

Offerte vs. proforma factuur: Een offerte is een formeel prijsvoorstel aan een potentiële klant. Een proforma factuur gebruik je nadat de klant akkoord is, als bevestiging van wat gefactureerd zal worden — vaak voor intern gebruik of douane.

Proforma factuur vs. gewone factuur: Het enige zichtbare verschil is de vermelding "PROFORMA" bovenaan en het ontbreken van een definitief factuurnummer. Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, vervang je de proforma door een officiële factuur.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur gebruik je in de volgende situaties:

1. Import en export Bij internationale zendingen vragen douaneautoriteiten een proforma factuur om de waarde van goederen te bepalen voor invoerrechten en tarieven. Ze wordt gebruikt bij douaneaangifte, maar is geen officieel handelsdocument.

2. Budgetgoedkeuring aanvragen Veel bedrijven vragen een proforma factuur zodat hun aankoopdienst of boekhouding een bestelling intern kan goedkeuren vóór de definitieve order geplaatst wordt.

3. Voorschot of aanbetaling Als je een voorschot vraagt aan een klant, stuur je soms eerst een proforma factuur. De klant betaalt op basis van dit document; na levering volgt de definitieve factuur.

4. Gratis stalen en monsters Bij het versturen van gratis productmonsters naar het buitenland is een proforma factuur met waarde "€0" vereist voor de douane.

5. Voorafgaande goedkeuring bij dienstverlening Sommige dienstverleners sturen een proforma factuur ter goedkeuring aan de klant vóór ze de definitieve factuur uitsturen — om discussies achteraf te vermijden.

Voorbeeld proforma factuur

Een proforma factuur ziet er identiek uit aan een gewone factuur, maar bevat de aanduiding "PROFORMA FACTUUR" of "PRO FORMA FACTUUR" bovenaan het document.

Verplichte elementen op een proforma factuur:

• Naam, adres en BTW-nummer van de verkoper
• Naam en adres van de koper
• Datum van het document
• Omschrijving van de goederen of diensten
• Hoeveelheden en eenheidsprijzen
• Subtotaal, BTW-bedrag en totaalbedrag
• Valuta en betalingsvoorwaarden
• Geldigheidsduur van het document
• De duidelijke vermelding "PROFORMA"

Wat er niet opstaat:

• Een officieel factuurnummer (gebruik eventueel een prefix zoals "PRO-" of "PF-")
• De aanduiding "FACTUUR" zonder "PROFORMA"

Met Bizzey maak je een proforma factuur door een offerte of factuur aan te maken en deze als proforma te markeren. Het systeem zorgt automatisch voor de correcte opmaak en vermelding.

Proforma factuur maken in Bizzey

Met Bizzey maak je in enkele klikken een proforma factuur aan:

1. Maak een nieuwe offerte of factuur aan in Bizzey
2. Voeg je klantgegevens toe — BTW-nummer wordt automatisch ingevuld via de KBO-databank
3. Voeg je artikelen of diensten toe met hoeveelheden en prijzen
4. Markeer het document als proforma — Bizzey past de opmaak automatisch aan
5. Verstuur het document rechtstreeks per e-mail vanuit Bizzey

Zodra de klant akkoord gaat of de goederen geleverd zijn, zet je de proforma factuur met één klik om naar een officiële factuur — met automatisch toegekend factuurnummer.

Veelgestelde vragen over proforma facturen

Moet ik BTW vermelden op een proforma factuur? Je kunt de BTW tonen als indicatie voor de klant, maar je mag deze niet aangeven in je BTW-aangifte. De BTW op een proforma factuur is louter informatief.

Heeft een proforma factuur een factuurnummer? Nee — of je gebruikt een apart nummersysteem met een prefix zoals "PRO-" of "PF-". Een definitief factuurnummer krijgt de proforma factuur niet.

Kan een klant betalen op basis van een proforma factuur? Technisch gezien wel, maar er bestaat geen wettelijke verplichting. In de praktijk betalen klanten soms een voorschot op basis van een proforma factuur, waarna een definitieve factuur volgt na levering.

Hoe lang is een proforma factuur geldig? Dat bepaal je zelf. Gebruikelijk is 30 tot 90 dagen. Vermeld de geldigheidsdatum altijd duidelijk op het document.

Proforma factuur of offerte: wat stuur ik? Stuur een offerte als je een prijs voorstelt aan een (potentiële) klant. Stuur een proforma factuur als de klant al akkoord is en een formeel document nodig heeft voor intern gebruik, budgetgoedkeuring of douane.

Is "pro forma factuur" of "proforma factuur" correct? Beide schrijfwijzen zijn gangbaar in het Nederlands. "Pro forma" is de oorspronkelijke Latijnse notatie met spatie; "proforma" is de ingeburgerde aaneengeschreven vorm. In zakelijke documenten zijn beide aanvaardbaar.